2018. ápr 04.

A 3 legjobb időmenedzsment-tipp

írta: ur.anita
A 3 legjobb időmenedzsment-tipp

time-2980690_1920.jpg

Nincs tuti módszer. Próbálkozások vannak, keresgélés, kísérletezés. Aztán reflexiók, tanulságok, ujjongások vagy pofára esések. Meg a 24 óra, a 365 nap és az átlagos, kb. 50 évnyi felnőtt élet, amikor tudatosan alakíthatjuk az időgazdálkodásunkat. Szabadon nem, csak tudatosan. De ez óriási lehetőség! Érdemes élni vele, én most megosztok veletek 3 bevált időmenedzsment-tippet. Vagy inkább szemléletet. Mert azonnal ható és bombabiztos, univerzális módszer nincs.

Az előző időmenedzsment-cikkemben azt fejtegettem, hogy szerintem a legjobb út ahhoz, hogy az idődet jól menedzseld, hogy elhagyod (vagy legalábbis minimalizálod) a külső és ebből eredő belső, vélt vagy valós időnyomást, meg persze az ezzel járó menetrendszerű bűntudatot és szorongást, hogy mennyi mindent kellene megcsinálnod és azt te megint nem csináltad meg. Meg azt is írtam, hogy az időmenedzsment valójában értékmenedzsment. Az meg nem éppen egyszerű dolog, mert a mélysodorban, gyökerek szintjén levő alapvető értékeinket sokszor nehéz pontosan megnevezni (mármint akkor nehéz, ha igazán őszinték akarunk lenni magunkhoz; ha csak társadalmi konvenciók szerinti normákat szeretnénk iskolásan elszavalni, akkor könnyű), még nehezebb ennek mentén priorizálni, és még annál is nehezebb mindezt a gyakorlatba ültetni. De nincs más út szerintem, muszáj innen kezdeni a dolgot: melyek az én jelenlegi, erre az életszakaszra vonatkozó alapértékeim, amelyekre az időmet szánom. Vagy szeretném, ha szánnám.

Ha ez legalább nagy vonalakban megvan, akkor lehet bíbelődni azzal, hogy hogy a fészkes fenébe férjen bele minden fontos dolog az időmbe. Minden fontos nem fog, de ha permanensen sikerül legalább néhányat benntartani és fenntartani a saját időuniverzumunkban, akkor szerintem már nyert ügyünk van.

leisure-3107477_1920.jpg

Amikor rendszerben szemlélem a dolgokat, akkor 3 szegmensét látom az én saját, bevált időmenedzsmentemnek. Ami persze folyton alakul és változik, egy csomószor csak sodródom a külső történésekkel és teendőkkel (most például inkább egy ilyen időszak van), aztán vannak flottul menő időszakok, meg kifejezetten felejthetők is, mert olyan, mintha jelen sem lettem volna... csak elmúlt és elszállt valami, meg olyanok is, amikor úgy érzem, én irányítok és jól gazdálkodom az időmmel - és ez nagy önbizalmat és sok energiát ad. Ha a bevált, best practice részét nézem a saját időfelhasználásomnak, akkor ezt a három, gyakorlatban jól alkalmazható szemléletet tudom megosztani veletek:

1. Ha mikromenedzselni kell: a 2 perces szabály!

Már az Örömterv-csoportban (ahol most az időmenedzsment a téma, gyertek, beszélgessünk!) is megírta valaki, hogy ez sokat segített neki. Nekem egyenesen rengeteget. Túlzás lenne azt állítani, hogy megváltozott tőle az életem, mert az más dolgoktól változott meg, de hogy a 10 legkönnyebben megvalósítható és leghasznosabb lifehack toplistámon rajta van, az biztos. Ennyire egyszerű:

Ha egy dolog előreláthatóan kevesebb, mint 2 percet vesz igénybe, azt AZONNAL CSINÁLD MEG!

Nem kell felírni a cetlikéidre, nem kell bepötyögni a telefonodba, és legfőképpen nem kell fejben tartani - az a legrosszabb és legfrusztrálóbb verzió. Amint felmerül a dolog, azonnal csináld meg!

Ilyenek a napi apró-cseprő dolgaink tömegével. Felhívni a fogorvost és időpontot kérni. Átküldeni egy doksit, amit emailben kér valaki. Rákattintani a fizetés most gombra egy webshopban, amin hosszas keresgéléssel kinéztem vmit, de napok óta halogatom, hogy megvegyem (hátha lesz jobb). Kisúrolni a mosogatót a konyhában (nekem minden ilyen súrolós takarítási művelet nagy mumus, de valójában kevesebb, mint 2 perc darabonként és így legalább nem halogatom tovább). Ilyesmiből mindenkinek több is van egy nap. Csináld meg azonnal és ne halogasd, ha 1 másodpercnyi mérlegeléssel arra jutsz, hogy az kevesebb lesz, mint 2 perc! Mérhetetlenül nagy idő- és frusztrációspórolást jelent és elég könnyű betartani, mert annyira egyszerű és egyértelmű ez a szabály, hogy nem ad kibúvót alóla. Köszönet érte David Allen! (Aki a GTD időmenedzsment-rendszer megalkotója.)

2. Ha rendet kell tenni: fókusz-napok!

Én nem tudok folyton fókuszált lenni. Nem tudok terveket tökéletesen és maradéktalanul végrehajtani. Nem tudok halogatás-mentesen élni. De rendben is vagyok ezzel, elfogadtam. Viszont az lett a megoldásom a szükségszerűen feltorlódó, elintézetlen dolog-halmokra (jó, inkább hegyekre, néha felhőbe burkolózó ormokba), hogy időnként nekiállok egy képzeletbeli nagylapáttal és a helyére lapátolom a dolgokat.

Dedikált időt hagyok bizonyos dolgokra. És olyankor fókuszálok. Nagyon. Működik, sőt még élvezem is!

Ez a dedikált idő feltétlenül legalább néhány óra, jobb esetben egy egész nap, ideális esetben több összefüggő nap. Mert legalább 3-4 órás, fókuszált időtartam kell ahhoz, hogy belemélyedj valamibe, átgondold, megcsináld, odatedd magad, a végére érj - már ha van egyáltalán vége az adott izének. Vannak olyan nagy projektek, ahol persze több nap is kevés, olyankor jobb feldarabolni az elefántot, vagyis kisebb, átlátható, megvalósítható egységekre bontani a teendőket.

Az a legjobb az egészben, hogy ahelyett, hogy frusztráló lenne a dolog, hogy valami rég halogatott, felgyülemlett cuccnak állsz neki, ahogy eltelik az első 10 perc (ami borzalmas, mert az elején ijesztően soknak és végeláthatatlannak tűnik az egész), utána egyre jobb lesz. Belemerülök, elmélyedek benne, és pont azért, mert biztosítom magamnak, hogy most ne kelljen figyelnem másra, csak erre az egy feladatra, ezért felszabadító is tud lenni a tevékenység. Van amikor gálya, van amikor szárnyalás, vagy full relax - de mindegyik tud belefeledkezős jó érzést adni. A gépies rutintevékenységek is ki tudnak kapcsolni (két hónapja halogatott vasalnivalók); az ötletelős, tervezős, újat létrehozós szellemi feladatok is (pl. egy új képzési vagy coaching tematika kidolgozása); és igen: én így pihenek, ezzel a módszerrel, így a többórás, rendszeres kikapcsolódós lazulások (évente egyszer-kétszer a többnaposak... hű, de várom már a következőt!) is elérik a céljukat: tényleg pihenek és töltődöm.

Figyelni egy feladatra elvileg nehéz és fárasztó. De biztos tapasztaltad már te is, hogy ha tényleg figyelsz egy dologra, haladsz vele, egyre jobban átlátod, egyre mélyebben vagy benne, egyre gyorsabban tudod csinálni, az nagy örömet okoz, még akkor is, ha nehéz, fárasztó, unalmasnak tűnő feladatról van szó, mint például a falfestés vagy egy bonyolult matekfeladat megoldása. Ha tudományos magyarázatot keresünk arra, hogy miért van ez (és én szeretek ilyesmit keresni), akkor arról van szó, hogy ha intenzíven foglalkozunk valamivel, akkor pozitív érzéseink keletkeznek, szerencsés esetben flow állapotba is kerülhetünk. A dopamin nevű vivőanyag, ami egy rakat dologért felelős, a figyelmünket is irányítja és az örömteli izgatottságért is felelős. Ha koncentrálunk valamire, az fokozott dopamin-kibocsátással jár, és ez egyfajta kenőanyagként is működik az elme számára, hatására gyorsabban reagálunk, könnyebben asszociálunk és kreatívabbak vagyunk. Ez is magyarázat lehet arra, hogy miért tud szinte kábítóan örömteli tevékenység lenni egy hosszú és nehéz sakkjátszma, vagy a kert felásása ősszel.

Szóval ne félj a felgyülemlett teendőktől, tervezz be rá pár órányi vagy egy teljes napnyi dedikált időt, amikor csak ezzel foglalkozol, ugorj bele fejest, érj a végére... és közben élvezd! Utána pedig tedd fel a lábad és bonts ki egy hideg sört jutalmul. :-)

3. Ha egyensúlyba szeretnék kerülni: perspektíva!

Nem lehet úgy élni, hogy nem látunk ki a napi teendőkből. Illetve de, nagyon is lehet, de nem érdemes. Mindannyiunk hétköznapjait az ismétlődő, rutinszerű tevékenységek strukturálják. Munkaköri kötelességek, hivatalos ügyek intézése, a levelezésünk kézbentartása (sziszifuszi munka), a háztartási feladatok (még sziszifuszibb) stb. Ha nem figyelünk, ezek ELVESZIK MINDEN IDŐNKET. Ha hagyjuk, és ha nem vagyunk ebben tudatosak, akkor a hétfő után jön a kedd, egyik hónap után a másik, egyik évet követi a másik, és olyasféle statisztikákat tudunk csak elmondani arról, hogy mivel töltöttük az időnket, mint hogy hány adag szennyest mostunk ki, hány csekket fizettünk be, hányszor csináltuk meg az éves jelentést a munkahelyünkön vagy hányszor voltunk szülői értekezleten. Igen, és mi történt még? Tényleg, mi is???

Amikor elúszós, rutinszerűen csordogálós, sok feladattal sodródós hetek után ránéztem az elmúlt időszakra, akkor előfordult, hogy elkeseredtem, mert azt éreztem: basszus, ez most már mindig ilyen lesz? És egy pillanatra úgy tűnt, hogy igen. És az nem volt jó. Az én válaszom erre pedig az, hogy:

Perspektíva. Kétféle: személyes és univerzális. Ami csak a tiéd - és ami egyetemleges.

Álomszerűen és nagyképűen hangzik. Pedig ha felemeled a fejed és nem lógatod, kihúzod a hátad és nem görnyedsz, akkor az már önmagában jó érzés testileg és ennek bizony pozitív lelki hatása van. Az időmenedzsmentre is igaz ez: fel a szemekkel az égre! Nézz ki a mindennapok poros rutinjaiból és merj többet látni és többet akarni, többet megengedni és többet tenni, mint a hétfőről keddre éldegélés. Az időmenedzsment nyelvére lefordítva ez nálam 3 dolgot jelent:

a) élethosszig tartó tervezés

Életpálya-tervezésnek is hívhatnám, de azt már kisajátította magának a munka világa, pedig mennyivel több egy ember élete, mint a karrierje és a munkája! Mindenfélét lehet tervezni a saját életünkre, amiből jó esetben még több évtizednyi hátravan. Nekem például van egy bakancslista-füzetem, amiben tematikusan vezetem, hogy mi mindent szeretnék még látni, megtapasztalni, megtanulni stb. az életben. Folyamatosan bővítem a sort, és meg is valósítok belőle ezt-azt.

b) éves tervezés

Ez az emberi léptékű, jól tervezhető, reális célok kitűzésére alkalmas időtáv. A következő egy évre mindig bátrabban tudunk tervezni, mintha a következő hétről lenne szó, de nem tűnik annyira meseszerűen távolinak, mintha azt mondanánk: majd nyugdíjas korunkban! Épp a jól belátható, de kellő teret és szabadságot adó időtartam, amikorra akár változtathatunk valamin, új dolgokba foghatunk vagy irányt válthatunk.

c) az univerzum ideje, a természet időrendje

Rendszeresen nézek tudományos filmeket az űrkutatással kapcsolatban, imádom a természetfilmeket és egyre jobban érdekel a természeti jelenségek tudományos magyarázata, az emberi test működése. Gyerekkoromban egyáltalán nem érdekelt a fizika, a kémia, a biológia is csak kevéssé... de mostanában egyre jobban izgatnak a természettudományok. Szeretném érteni a világot körülöttem és nem csak használni. Mindezzel párhuzamosan egyre inkább hálás tudok lenni azért a csodálatos körforgásért, hogy a telet a tavasz követi, hogy a fák rügyezni kezdenek, ha itt az ideje, hogy minden reggel láthatok napfelkeltét, ha elég korán kelek, hogy a hold megint teli van, majd fogyni kezd az éjjeli égen. Egyre jobban látom ezeket a csodákat, érzem ezt az univerzális rendet és ez áhítattal tölt el.

Nem vagyok vallásos ember, de ez a fajta egyetemleges állandóság és mégis folyamatos változás szinte misztikus ujjongást kelt bennem, ha rágondolok. És ez baromi sokat segít, amikor battyogok hazafelé a sarki közértből szatyrokkal a vállamon, sóhajtok egyet, hogy mennyi dolgom van még ma és nekem nincs időm semmire... aztán meglátok egy virágzó ibolyát a betontenger közepén egy járdarésben. (Ez egyébként épp tegnap történt!) És akkor azt érzem, hogy helyükre kerülnek a dolgok, én meg egyensúlyba: 1. mert minden rendben van, igenis sok, nagyon sok időm van; 2. mert mi az én kis egyéni életem és cetlire firkantott teendő-listám a természet rendjéhez és időtlenségéhez képest. Persze nagyon is sok, de én is csak része vagyok valami nagy egésznek.

És akkor fellélegzek, hogy szuper: tök jó, hogy élek! Keressetek ibolyát a városban: most sok van!

Meg jöhettek hozzám is coachingra, ha nem boldogultok a saját időgazdálkodásotok gatyába rázásával. :-)

Ur Anita, coach

 

Szólj hozzá

coaching perspektíva tervezz időmenedzsment