Azért van kevés időnk, mert folyton rohanunk? Vagy azért rohanunk folyton, mert kevés időnk van? Tyúk-tojás dilemma. Mindenesetre ördögi kör, amiből nehéz kilépni. Ami biztos: időt nem tudunk csinálni, csak gazdálkodni tudunk vele. Egy olyan módszert mutatok be most Nektek időmenedzsment témában, amit mindenki bátran elkezdhet alkalmazni, biztosan csak jól jár vele. Hatékonyságnövelés stresszmentesen: ez a GTD-módszer!

David Allen könyve, a Hatékonyságnövelés stresszmentesen - GTD igazi kultkönyv, az utóbbi 1 évben állandóan belebotlottam, szinte minden vezetői kompetenciák fejlesztésével foglalkozó, hatékonysághoz és időgazdálkodáshoz hozzászóló szakmai oldalon és blogon, interjúkban és személyes ajánlásokban találkoztam vele - elkezdett hát érdekelni, mit tud ez a módszer, és mit jelent az alcímben hirdetett új időmenedzsment módszertan - most magam is elolvastam a könyvet.

Mi az a GTD? A Getting Things Done ('intézz el mindent') rövidítése. Igen, ez az, amire mindannyian vágyunk! Hogy gyorsan, végérvényesen és jó minőségben elintézzük a dolgainkat. Az összeset. Mit tud ez a módszer, hogy ezt ígéri?

Mint a legtöbb menedzsment témával és önfejlesztéssel foglalkozó könyv, ez is kissé "túlírt". Azaz van egy kb. harmadannyi terjedelemben is jól összefoglalható gondolati magja, amit a szerző meglehetősen bő lére eresztett, gyakran ismételi az alaptételeket - kissé variálva azokat, hogy biztosan mindenkinek átmenjen az üzenet... Nekem jobban esett volna, ha feszesebb a szerkezete és érdekesebb, sokrétűbb a gyakorlati példatára. Gyakran zavar az ilyen típusú könyvekben, hogy kitalált esettanulmányokkal nyomják tele a szöveget; itt azonban egyáltalán nincsenek ilyenek, ellenben sokszor van utalás arra, hogy milyen jól működnek a gyakorlatban a GTD-alapelvei (amit nem kétlek!), de ehhez 4-5 különböző élethelyzetű, foglalkozású, különböző kiindulási pontról induló ember GTD-módszert bevezető és alkalmazó személyes története nekem érdekes és tanulságos lett volna. Enélkül, ismerjük el, kissé száraz stílusú lett ez a könyv, semmiképpen nem vetekszik egy krimi fordulatosságával - mondjuk nem is ez a cél, gondolom...

Eddig volt a kritika, mert ezeket leszámítva, ha átverekszi valaki magát az egész 350 oldalas könyvön, valóban egy pofonegyszerű és széleskörűen alkalmazható időgazdálkodási módszert kap a kezébe. Tehát lehetsz háziasszony, vezérigazgató, egyetemi hallgató, ingatlanügynök, tanár vagy középvezető - mindenképpen magadra, a körülményeidre tudod szabni ezt a módszert! Ami az egyik legnagyobb előnye: az univerzális felhasználhatósága. Amiben pedig forradalmian új: a szemlélete - ami tulajdonképpen rendkívül egyszerű. Egy valóban hatékony életvezetési módszer legfőbb jellemzője pedig éppen ez: egyszerű. Úgyhogy minden adott ahhoz, hogy széles körben alkalmazható, sikeres módszer legyen a GTD!

Miben más, mint a számos időgazdálkodási eszköz, amiket például vezetői tréningeken tanítanak? Az összes általam ismert időmenedzsment technika szegről végről arra van kihegyezve, hogy valamilyen módon priorizáld, rangsorold a teendőidet és a különböző szempontok szerint rendezett dolgaid közül a legfontosabbakra koncentrálj, így nem megy el az időd a lényegtelen hülyeségekre. Tehát azzal nyersz időt és azáltal vagy hatékonyabb, ha a valamiféle értékalapon kiválasztott legfontosabb teendőkkel foglalkozol elsősorban, a többivel meg nem, vagy csak kissé, vagy csak később. Logikusan hangzik, csak az a baj vele, amit David Allen is sokszor leír a könyvében - és mélységesen egyetértek vele -, hogy az elintézetlen dolgok állandóan ott vannak az agyunkban, folyton előre tolakodnak és helyet kérnek maguknak, összekuszálják a gondolatainkat. Hiába tudom, hogy például most a szakdolgozatom megírásával vagy egy határidős prezentáció elkészítésével kellene foglalkoznom, amikor közben állandóan eszembe jut, hogy 1. nem hívtam fel anyámat (emlékezni rá, hogy később fel kell hívni!), 2. elfogyott a tej itthon (ne felejtsek el délután leugrani érte!), 3. már három napja át kellett volna utalnom a internet havidíját (legkésőbb ma este utaljam el!)... meg még ezer másik apró probléma ugrik fel mentális belső monitorunkon. Ugye, mindenki volt már így? Én biztosan! Ilyenkor valami folyton eltereli a figyelmünket, és kétségbeesetten próbálunk egyrészt a nagyon fontos dolgunkra összpontosítani, másrészt ezekre a piszlicsáré dolgokra emlékezni és elfelejteni őket egyszerre, amik akaratlanul is a fejünkben járnak.

Amióta ma reggel felébredtünk, gondoltunk-e olyasvalamire, amit meg kell tennünk, de még nem tettük meg? Gondoltunk-e már egynél többször erre a teendőnkre? Miért? Hiszen idő- és energiapocsékolás hiábavaló dolgokon gondolkodni. Csak tovább növeli a szorongásunkat, mi mindent kellene tennünk, amit még nem tettünk meg. (...) Kutatások bizonyították, hogy a psziché nagy része kényszeresen nyomon követi az elvarratlan szálakat, de nem (mint ahogy eredetileg gondolták) elég intelligens ahhoz, hogy pozitívan motiváljon, inkább eltereli a figyelmünket minden másról, amiről valóban gondolkodnunk kellene, hogy tényleg elérjük a céljainkat. Ez rendkívül csökkenti teljesítőképességünket.

A GTD-módszer alapelve a következő: tehermentesítsük az elménket, söpörjünk ki minden tennivalót a fejünkből, tároljuk azokat máshol (számítógépünkön, kézzel írt listán, határidőnaplóban, bejövőirat-tartóban stb.) - de ne a fejünkben! Rém egyszerű, mégis rendkívül nehezen megvalósítható tanács. Miért? Mert nem ehhez vagyunk szokva. Legtöbben írunk valamiféle listát napi vagy heti teendőinkről, határidőnaplót is vezetünk vagy az okostelefonunk naptárját használjuk - de legtöbbször esetlegesen, hiányosan és nem aktualizálva azokat. Vagyis nem látják el maradéktalanul a funkciójukat. Én rendszeresen találok a táskámban kis cetliket, amire bevásárlólistát, telefonszámokat vagy emlékeztetőket írtam fel, de akkor, amikor igazán aktuálisak lettek volna, nem találtam/elfelejtettem őket vagy csak nagyjából emlékeztem rájuk és az alapján intéztem el egy dolgot, ami ugyanígy: csak nagyjából lett elintézve. Vagyis nem rendszerben kezeljük az információkat, teendőket és projektjeinket, hanem ad hoc jelleggel, ugrálva a vélt vagy valós prioritások között és így a listaírásra szánt idő is merő időpocsékolás lesz, ha nem követjük nyomon a dolgok alakulását és hagyunk rajta befejezetlen elemeket, elvarratlan szálakat. Tehát gyökeresen és alapjaiban kell megváltoztatnunk eddigi szokásainkat, teljessé és rendszerszintűvé tenni azt, aminek bizonyos elemeit valószínűleg használjuk a mindennapi gyakorlatban, de nem aknázzuk ki a stresszmentesítő és hatékonyságnövelő előnyeit.

Amint felbukkan egy új teendő a horizontunkon (átgondolni, felhívni, megírni, megvenni, megkérdezni, átküldeni stb.), azt azonnal rakjuk ki a fejünkből egy erre megfelelő "külső tárolóba"! David Allen ad erre példákat és valóban rendszerszintű, meglehetősen hosszan részletező (de kétségkívül teljes és logikus) hálózatát mutatva be annak, hol és hogyan érdemes tárolnunk ezeket a "bejövő információkat" és aztán, miután rögzítettük őket a megfelelő helyen, mit kezdjünk velük. De ez már a következő lépés, ennek elsajátítása: mit kezdjünk a listáinkkal, hogy ne elfeledett, idejétmúlt papírfecnik, értelmezhetetlen bejegyzések és a virtuális térben eltűnt telefonos emlékeztetők legyenek belőle.

Az alapelv azonban zseniálisan egyszerű, mégis nagy fegyelmezettséget kíván abban az időszakban, amíg ezt a működést sikerül természetes módon elsajátítanunk: semmit ne tárolj fejben, mert az csak időrabló és stressznövelő tényező. Mindezt rögtön első gyakorlatként mindenki ki is próbálhatja otthon! Íme:

A teljes GTD-rendszert természetesen nem tudom itt bemutatni, a könyv hivatott erre: részletesen leírja a következő javasolt lépéseket a kristálytiszta, rendszerszerű hatékony működéshez vezető úton, a listák és tennivalók menedzselésére és nagyobb összefüggésekbe (értékek, küldetés, vízió) való beillesztésére. De ha az alapelvet magunkévá tesszük, már biztosan sokat tettünk a hatékonyabb, adott feladatra igazán fókuszáló, tehermentesített mindennapi üzemmódért. Rakj ki minden zavaró gondolatot a fejedből, hogy ne nyomasszanak ezek a teendők!

Folyt. köv.! A következő részben 3 gyakorlatias tippet is kiemelek a könyv mindennapi feladat-menedzselésre vonatkozó javaslatai közül.

Ur Anita, coach

www.coachingneked.hu