Az előző posztomban már bemutattam a GTD-módszer legfőbb alapelvét, ami arra vonatkozik, hogyan tehermentesítsük az elménket a zavaró gondolatoktól, folyton felvillanó teendőktől. Most lássunk 3 olyan könnyen alkalmazható módszert, amely tovább segítheti a mindennapi stresszmentes hatékonyságunkat!

David Allen könyve, a Hatékonyságnövelés stresszmentesen - GTD egy teljes, logikusan felépített, hosszan részletező, a legkisebb részleteket is alaposan bemutató RENDSZER. Aki tehát szeretné a rendszert teljes egészében elsajátítani és beépíteni a munkájába, mindennapi életébe, mindenképpen olvassa el a könyvet, hiszen a teljes egészet itt nem tudom bemutatni, csak felvillantani belőle részleteket!

David Allen többször hangsúlyozza a műben, hogy természetesen szabad és érdemes csak bizonyos részleteit is alkalmazni a rendszernek, már az is sok időt és bosszúságot spórol meg nekünk, ha a mostani életünkbe csak néhány elemét emeljük át a GTD-módszernek. Én úgy látom, a rendszer egészének következetes használata valóban óriási előmozdulást hozhat az egyén életében: fókuszált, fegyelmezett és tisztán gondolkodó alapműködést eredményezve. De ehhez nagy akaraterő vagy passzoló személyiségbeli alapadottságok szükségeltetnek. Mindent meg lehet tanulni: kellő gyakorlással és tudatossággal, de hogy a kezdeti lendület után mennyire lesz az életünk szerves része ez a szokásrendszer, az szerintem nagyban függ az alapműködésünktől, habitusunktól, jelenlegi szokásainktól. A férjem például egy ösztönös, született GTD-módszer alkalmazó. Amikor látta, hogy olvasom ezt a könyvet, kérte, hogy mondjam el neki is a módszer felépítését, mert érdekli. "Nincs mit elmondanom, te ezt a módszert alkalmazod, anélkül, hogy tudnál róla!" - mondtam neki. Következesen vezetett tennivalókkal, projektlistákkal, folyamatos követőrendszerrel és cselekvéscentrikus gondolkodásmóddal. Nos, velem nem ez a helyzet: én spontánabb (vagy mondjuk ki őszintén: rendetlenebb) vagyok. Bizonyos területeken és helyzetekben rendkívül precíz, fókuszált és rendszerben működő vagyok - például a munkámban, coachingot vezetve; de a mindennapi élet számos területén (pl. háztartás) előfordul, hogy halogatok vagy elúszom a teendőimmel. Aztán egy idő után persze rendet teszek fizikailag is és a fejemben is, de tisztában vagyok vele, hogy a proaktív hozzáállás gyümölcsözőbb működésmód lenne.

Mit lehet tenni, ha a teljes módszer egyszerre való bevezetését túl nagy falatnak érzed (hozzám hasonlóan), de mégis szeretnél időt spórolni és hatékonyságot növelni a mindennapjaidban? Amit a szerző is javasol, hogy bizonyos részelemeit (amire késznek érzed magad) elkezded alkalmazni és következesen csinálod addig, amíg organikusan be nem épül a mindennapi szokásrendszeredbe - ehhez akár több hét vagy hónap is kell! Most 3 olyan elemet mutatok be a könyv alapján, amely mindenkinek érdekes és hasznos elem lehet a változás elősegítésére.

1. A kétperces szabály

Erről már régebben is hallottam, a GTD-módszer egyik legnépszerűbb, önálló életre kelt eleme lett. Ami maximum két percet igénylő tevékenység, azt végezzük el azonnal! Lássuk be, az emailjeink és telefonhívásaink többsége két percnél kevesebb időt vesz igénybe. Felhívni a gázszerelőt, egyeztetni a nagymamával a húsvéti látogatás időpontját, átküldeni a marketing osztálynak a tavalyi beszámolónk anyagát, megvenni a színházjegyet az interneten, bejelentkezni fogorvoshoz stb. Mindegyik 2 perces teendő! Mégis sokszor órákra vagy napokra halogatjuk a megtételét, ami azt jelenti, hogy elintézetlen dologként ott villog a fejünkben, zavar és frusztrál minket, elveszi a figyelmünket a jelentősebb összpontosítást igénylő dolgoktól.

A szabály tehát ez: amint felmerül, tedd meg azonnal, ne halogasd azt a teendőt, ami 2 percnél kevesebb időt igényel!

2. A következő lépés meghatározása

A magánéletben és a munkámban is alkalmazom ezt a szabályt, na ez például már szerves része az életemnek és valóban sokat segít abban, hogy a dolgok elintéződjenek. Nem maguktól (mert ahhoz tündér-varázspálca kellene), hanem attól, hogy meghatározzuk és aztán meg is tesszük a következő lépést. Legtöbben azért nem foglalkoznak ezzel, mert azt hiszik azzal, hogy felírják a listájukra, hogy "prezentáció" vagy "megbeszélés" vagy "orvos" már mindent megtettek a sikeres teljesítéshez. Nem. Ehhez ugyanis kell a következő lépés meghatározása: "elkérni a kolléganőmtől a tavalyi prezentációt (mert azt szeretném átdolgozni)" vagy "felhívni Bélát és időpontot egyeztetni vele a megbeszélésre" vagy "emailt írni Katinak, hogy küldje el az általa ajánlott nőgyógyász elérhetőségét". Na, ezek a következő lépések! Egyszerű dolgok, de fényévekkel közelebb hoznak minket a sikeres teljesítéshez!

A következő lépés meghatározásának talán egyik legnagyobb előnye, hogy cselekvésre ösztönöz, céljaink elérésére motivál, növeli önbizalmunkat és fejleszti konstruktív szemléletmódunkat. Figyeljük meg, többnyire igyekszünk utolérni magunkat, és mindig csak akkor tesszük meg a szükséges lépéseket, amikor már muszáj, ha belülről és mások felől is erős a nyomás! Ekkor azonban már korántsem érezzük, hogy nyerhetnénk, kezünkbe vehetnénk az irányítást, vagy együttműködhetnénk másokkal. Pedig ki vagyunk éhezve az effajta élményekre. Ehhez azonban mindenekelőtt berögzült szokásainkon kell változtatnunk, főleg azon, ahogy a befejezetlen dolgaikat kezeljük, és a befejezésükhöz szükséges lépések sorozatát meghatározzuk. (...) Tegyük fel mindig magunknak a kérdést: Mi a következő lépés? Ezzel tudjuk a leginkább elkerülni, hogy áldozatokká váljunk és sajnáltatni kelljen magunkat.

A szabály: mindig határozd meg a teendőhöz kapcsolódó következő lépést (kivéve a kétperces feladatok, mert azokat azonnal intézd el). Gyakorlat: az előző posztban javasolt befejezetlen ügyek listáját egészítsd ki a következő lépéssel. Igen, minden tétel esetében!

3. Listáink heti feldolgozása

A rögzített, következő lépéssel kiegészített kisebb-nagyobb teendőinkkel és projektjeinkkel kezdeni kell valamit. A GTD-módszer erre is sokrétű, részletesen leírt szisztémát javasol. Ami azonban ökölszabályként elmondható: ha már gyakorlatunk van abban, hogy minden kisebb és nagyobb teendőt rögzítsünk valahol máshol a fejünkön kívül: akkor az 1. egyrészt legyen elérhető, kéznél levő, tudjuk, hogy hova kell nyúlni hozzá. Ha hosszan kell keresgélni, semmi értelme nincs ilyesmit csinálni, mert ezzel is csak időt veszítünk. 2. másrészt RENDSZERESEN tekintsük át, aktualizáljuk és frissítsük listáinkat.

Általában zsigerből több dolgot vállalunk fel, mint amennyivel képesek lennénk valóban megbirkózni. Egész nap egymást érő megbeszéléseket ütemezünk be, még munka után is ötleteket generáló és kötelezettségeket teremtő találkozókra megyünk, különféle ügyekben és projektekben veszünk részt... De éppen ez az állandó pörgés teszi nélkülözhetetlenné a heti áttekintést. Ha nem szánunk elég időt teendőink rögzítésére, újraértékelésére és újbóli feldolgozására, nem tudjuk egyensúlyba hozni magunkat. Napi munkánk során erre egyszerűen nincs lehetőség.

A szabály: alakítsuk ki a saját szokásunkat arra, hogy mikor tekintjük át rendszeresen, hetente a listáinkat figyelmet, időt szánva erre a fontos tevékenységre. Hetente egyszer, például vasárnap délután tegyük ezt meg - és máris sokat tettünk azért, hogy következő hetünket fókuszáltan, az összes folyamatban levő ügyünkben tisztán látva kezdjük!

Ur Anita, coach

www.coachingneked.hu